Fast sieben Stunden Administration pro Woche
Der Laptop wird nach dem Abendessen noch einmal aufgeklappt. Für viele Angehörige freier Gesundheitsberufe in der Schweiz ist das Alltag: Laut einer Schweizer Studie wenden sie im Durchschnitt fast sieben Stunden pro Woche für administrative Aufgaben auf.[1] Die Zahl liefert eine wichtige Orientierung, misst allerdings den gesamten Verwaltungsaufwand, nicht ausschliesslich die Dokumentationszeit in Therapiepraxen.
Die eigentliche Frage ist deshalb nicht, wie viel administrative Arbeit anfällt, sondern wann sie anfällt. Sieben Stunden während der regulären Arbeitszeit sind ein Organisationsthema. Sieben Stunden, die sich Abend für Abend in den Feierabend schieben, sind etwas anderes: eine Frage der Lebensqualität.
Wie viel Zeit verbringen Gesundheitsfachpersonen mit Administration?
Diese Zahl stammt aus einer Befragung freier Gesundheitsberufe, die das Forschungsbüro BASS 2023 durchgeführt hat. Bei einem 80-Prozent-Pensum entspricht das ungefähr einem Fünftel der gesamten wöchentlichen Arbeitszeit.
Zur Einordnung: Die Gesamtbefragung umfasste knapp 100 Unternehmen aus verschiedenen freien Berufen, nicht nur Therapiepraxen, und wurde vom Schweizerischen Verband freier Berufe (SVFB) in Auftrag gegeben. Die Auswertungen für die Bereiche Gesundheit und Soziales basierten je nach Fragestellung auf rund 54 bis 56 Betrieben. Eine repräsentative Messung der Dokumentationszeit in Schweizer Therapiepraxen ist sie deshalb nicht, wohl aber eine der wenigen Untersuchungen, die den administrativen Aufwand in freien Gesundheitsberufen überhaupt mit Schweizer Zahlen belegt. Was sie nicht zeigt: wann genau diese Stunden anfallen. Das ist am Ende die eigentlich interessante Frage.
Warum ist administrative Arbeit mehr als eine Effizienzfrage?
Ein Teil dieser Arbeit findet gar nicht während der regulären Arbeitszeit statt, sondern abends, am Wochenende oder zwischen zwei Terminen. In der Forschung heisst das Work Outside of Work: Arbeit im elektronischen System ausserhalb der geplanten Arbeitszeit. Im Praxisalltag lässt sich das einfacher sagen: Feierabend-Bürokratie.
Das Obsan Bulletin 09/2024 hat untersucht, welche Faktoren damit zusammenhängen, ob Schweizer Gesundheitsfachpersonen in ihrem Beruf bleiben wollen. Besonders relevant waren das Gleichgewicht zwischen Privat- und Berufsleben, berufliche Entwicklungsmöglichkeiten, der Sinn der Arbeit und die wahrgenommene Arbeitsbelastung.[2] Wie gross der Anteil der Dokumentation daran genau ist, misst das Bulletin nicht gesondert.
Es zeigt aber, warum Arbeit, die regelmässig in den Feierabend rutscht, mehr ist als ein organisatorisches Problem: Sie berührt die Qualität des Arbeitsalltags und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Die Frage ist also nicht nur, wie sich die sieben Stunden verkürzen lassen, sondern wie man verhindert, dass ausgerechnet sie in den Feierabend rutschen.
Was zeigt die Forschung zu Ambient AI?
Ambient AI bezeichnet Systeme, die gesprochene Informationen aus einer Konsultation im Hintergrund passiv erfassen und in einen strukturierten Berichtsentwurf übertragen. Die Fachperson prüft den Entwurf, korrigiert ihn und gibt ihn frei. Das System schreibt nicht an ihrer Stelle, es nimmt ihr nur das leere Blatt ab.
Der folgende Studienbefund bezieht sich auf ein solches Ambient-AI-System und ist damit verwandte, aber nicht direkt übertragbare Evidenz: Artemis selbst erfasst nicht das gesamte Gespräch passiv im Hintergrund, sondern verarbeitet gezielte Diktate der Fachperson während oder nach der Sitzung. Der korrekte Oberbegriff dafür ist KI-gestützte Dokumentation, nicht Ambient AI.
Eine 2025 im Journal of General Internal Medicine veröffentlichte Studie hat ein solches System in 14 hausärztlichen Einrichtungen eines US-amerikanischen Gesundheitssystems untersucht. Von insgesamt 181 Ärzt:innen und weiteren klinischen Fachpersonen nahmen 66 freiwillig teil. Eine KI erstellte jeweils den Berichtsentwurf. Eine entfernt arbeitende Fachperson prüfte ihn anschliessend und finalisierte ihn im elektronischen Patientendossier.[3]
Nach 50 Tagen zeigte sich eine Reduktion der Arbeit ausserhalb der regulären Arbeitszeit um rund 42 Prozent gegenüber dem Ausgangswert. Die Wahrscheinlichkeit, dass Berichte nach mindestens zwei Arbeitstagen noch offen waren, sank um rund 66 Prozent. Und die anhand abrechnungsbezogener Leistungseinheiten (wRVU) gemessene Produktivität stieg um rund 12 Prozent (Abbildung 1).
Einordnung der Studienlage: Es handelte sich um eine retrospektive Beobachtungsstudie, keine randomisierte Untersuchung, und in der frühen Einführungsphase nahm die Arbeit ausserhalb der Arbeitszeit zunächst sogar zu. Die Studie stammt zudem aus der US-amerikanischen Hausarztmedizin, nicht aus dem Schweizer Therapiekontext. Für Therapiepraxen ist der mögliche Nutzen eine plausible Übertragung des untersuchten Prinzips, aber noch kein direkt nachgewiesener Effekt. Kein Ambient-AI-System spart automatisch oder sofort Zeit.
Die eigentliche Frage lautet deshalb: Worauf kommt es bei der Auswahl und Einführung eines solchen Tools konkret an?
Was bedeutet das für eine Schweizer Therapiepraxis?
Entscheidend ist nicht allein, ob ein Tool Texte generieren kann. Entscheidend ist, ob es sich sicher und kontrolliert in den tatsächlichen Arbeitsablauf einfügt.
Im Idealfall entsteht ein Bericht schon während oder unmittelbar nach der Sitzung, nicht erst abends auf dem Laptop. Die behandelnde Fachperson behält dabei trotzdem die vollständige Kontrolle über Inhalt, Korrektur und Freigabe. Das ist nicht verhandelbar. Ein gutes Tool unterstützt im Hintergrund. Es gibt kein fertiges Dokument ungeprüft aus.
Im Alltag
Beobachtungen sollten sich direkt nach der Sitzung diktieren und in die praxiseigene Vorlage übertragen lassen. Fachbegriffe und wiederkehrende Formulierungen müssen zuverlässig bearbeitbar bleiben.
Bei der Kontrolle
Jeder Entwurf muss vor der Verwendung vollständig geprüft, korrigiert und freigegeben werden können. Daten und Entwürfe sollten sich nachvollziehbar löschen lassen.
Beim Datenschutz
Vorab ist zu klären, wo Daten verarbeitet werden und welche Unterauftragsbearbeiter beteiligt sind. Ebenso wichtig ist, ob Eingaben zum Modelltraining dienen und wie Aufbewahrung, Verschlüsselung und Löschung geregelt sind. Identifizierbare Klient:innendaten gehören grundsätzlich nicht in frei verfügbare KI-Dienste. Auch eine «DSGVO-konform»-Aussage deckt die Schweizer Anforderungen nicht automatisch ab. Massgeblich sind das revidierte Datenschutzgesetz, das anwendbare Berufsgeheimnis und eine passende Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung.
Wie unterstützt Artemis diesen Arbeitsablauf?
Artemis von der Olymp AG setzt genau hier an, beim Entstehen des Berichts. Therapeut:innen diktieren ihre Beobachtungen während oder direkt nach der Sitzung. Artemis überträgt sie in einen strukturierten Entwurf auf Basis der praxiseigenen Vorlage. Bevor der Inhalt weiterverwendet wird, kontrolliert, bearbeitet und genehmigt ihn die behandelnde Fachperson.
Artemis verarbeitet und hostet Daten in der Schweiz. Das Produkt wurde gezielt für die Anforderungen Schweizer Praxen sowie des revidierten Datenschutzgesetzes entwickelt. Vor der Einführung lohnt sich trotzdem ein Blick in die aktuelle Datenschutzdokumentation, insbesondere zu Hosting, Aufbewahrung, Unterauftragsbearbeitern und Datennutzung. Diese Punkte sollten auch vertraglich festgehalten werden.
Fazit: Kann KI-gestützte Dokumentation die Feierabend-Bürokratie reduzieren?
Ja: Wenn sie in den Praxisablauf passt und verantwortungsvoll eingesetzt wird, kann sie helfen.
Die sieben Stunden aus der BASS-Erhebung sind keine spezifische Messung der Dokumentationszeit in Therapiepraxen. Das bleibt wichtig festzuhalten. Sie zeigen aber, wie viel Arbeitszeit administrative Aufgaben in freien Gesundheitsberufen beanspruchen können. Die bisherige Forschung zu Ambient AI und verwandten Formen KI-gestützter Dokumentation deutet auf ein realistisches Potenzial hin: Entstehen Berichte bereits während oder unmittelbar nach einer Sitzung als kontrollierbarer Entwurf, bleibt am Abend weniger Dokumentationsarbeit liegen.
Nicht zwingend, weil dadurch jede administrative Aufgabe entfällt, sondern weil Dokumentation früher im Arbeitsablauf entsteht und seltener bis zum Feierabend liegen bleibt. Wie gross dieser Effekt in Schweizer Therapiepraxen tatsächlich ist, lässt sich im Alltag messen: an der Bearbeitungszeit, den offenen Berichten und der Arbeit nach Feierabend. Am Ende ist der Massstab simpel: ob der Laptop nach dem Abendessen zu bleibt.
Wie könnte dieser Ablauf mit Ihren eigenen Berichtsvorlagen aussehen?
Quellen und Hinweise
- Schweizerischer Verband freier Berufe. Administrative Belastung in den freien Berufen, Ergebnisse der BASS-Studie, 2023.
- Rezzonico, V. et al. Gesundheitsfachkräfte in der Schweiz: Absicht, im Beruf zu bleiben, Obsan Bulletin 09/2024.
- Moura, L. M. et al. Hybrid Ambient Clinical Documentation and Physician Performance: Work Outside of Work, Documentation Delay, and Financial Productivity, Journal of General Internal Medicine, 2025.
Methodischer Hinweis: Die im Beitrag genannten Ergebnisse stammen aus unterschiedlichen Berufsgruppen und Versorgungssystemen. Sie sind nicht als direkte Wirksamkeitsmessung von Artemis oder als repräsentative Aussage für alle Schweizer Therapiepraxen zu verstehen.