KI-Dokumentation in der Logopädie: Datenschutz richtig prüfen

Die wichtigsten Grundlagen haben wir bereits in einem Beitrag für die Association romande des logopédistes diplômé·e·s (ARLD) zusammengefasst. Hier vertiefen wir die rechtlichen und technischen Fragen, die Schweizer Logopädiepraxen vor dem Einsatz eines KI-Tools prüfen sollten.

Warum reicht ein gutes KI-Tool allein nicht aus?

Ein Tool, das aus Sitzungsnotizen einen brauchbaren Berichtsentwurf erstellt, ist damit nicht automatisch für den Einsatz mit Klient:innendaten geeignet. Sobald eine KI Personendaten bearbeitet, ist das Datenschutzgesetz direkt anwendbar. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) hält ausdrücklich fest, dass das Gesetz technologieneutral formuliert ist.^[2]

Für eine Praxis bedeutet das: Datenschutz ist kein Kriterium unter mehreren, das gegen Komfort oder Preis abgewogen wird. Er ist eine Voraussetzung, die zuerst geklärt sein muss. Erst danach wird die Frage relevant, was ein Tool inhaltlich leisten kann.

Was zählt in der Logopädie als besonders schützenswerte Daten?

Ein Diktat oder Prompt kann das Alter eines Kindes, eine Diagnose, die schulische Situation und Details aus einer Sitzung enthalten. Eine Audioaufnahme kann noch deutlich mehr preisgeben. Gesundheitsdaten gelten nach Artikel 5 DSG als besonders schützenswerte Personendaten. Der EDÖB nennt medizinische und paramedizinische Unterlagen ausdrücklich als typische Beispiele.^[3]

Einen Namen zu entfernen, löst das Problem nicht automatisch. Daten gelten erst dann als anonymisiert, wenn sich eine Person nicht mehr oder nur mit unverhältnismässigem Aufwand identifizieren lässt. Wird ein Name lediglich durch Initialen oder einen Code ersetzt und kann der Personenbezug wiederhergestellt werden, handelt es sich um Pseudonymisierung. Die Informationen bleiben Personendaten. Bereits eine seltene Diagnose in Kombination mit einem genauen Alter und einer kleinen Region kann Rückschlüsse auf ein einzelnes Kind ermöglichen.^[4]

Wohin dürfen die Daten Ihrer Klient:innen fliessen?

Werden Klient:innendaten im Ausland verarbeitet oder von dort aus zugänglich gemacht, sind die Regeln zur Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland nach Artikel 16 und 17 DSG zu beachten. Personendaten dürfen in Staaten übermittelt werden, für die der Bundesrat ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt hat. Ist das nicht der Fall, braucht es eine andere gesetzlich vorgesehene Absicherung, beispielsweise anerkannte Standarddatenschutzklauseln, sofern keine eng gefasste Ausnahme greift.^[5]

Für die USA gilt seit dem 15. September 2024 eine besondere Regelung: Ein US-Unternehmen gilt im Rahmen des Swiss-U.S. Data Privacy Framework nur dann als Empfänger mit angemessenem Schutz, wenn es entsprechend zertifiziert ist. Die Zertifizierung muss zudem den konkreten Empfänger und die betroffene Datenbearbeitung erfassen.^[6]

Auch bei einem zertifizierten Anbieter bleiben die übrigen Pflichten bestehen. Zu prüfen sind weiterhin der Zweck der Bearbeitung, die Datensicherheit, die Auftragsbearbeitung, mögliche Unterauftragsbearbeiter und die tatsächlichen Datenflüsse. Eine Firmenadresse oder ein bekannter Produktname reichen dafür nicht aus.

Was muss mit dem Anbieter vertraglich geregelt sein?

Werden Daten im Auftrag einer Praxis bearbeitet, bleibt die Praxis für den Datenschutz verantwortlich. Sie muss den Anbieter sorgfältig auswählen, angemessen instruieren und soweit erforderlich kontrollieren. Zudem muss sie sich vertraglich absichern, dass der Anbieter die Daten nur so bearbeitet, wie die Praxis selbst es dürfte, und dass die Datensicherheit gewährleistet ist.^[7]

Entscheidend ist nicht, wie das Dokument heisst, sondern was verbindlich darin geregelt ist. Allgemeine Nutzungsbedingungen reichen nur dann aus, wenn sie die Anforderungen der Auftragsbearbeitung tatsächlich abdecken. Dazu gehören insbesondere:

• Bearbeitungszweck und Weisungsbindung
• technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen
• Unterstützung bei Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschbegehren
• Meldewege bei Verletzungen der Datensicherheit
• Aufbewahrung und Löschung
• Einsatz und Wechsel von Unterauftragsbearbeitern
• mögliche Bekanntgaben ins Ausland

Eine separate schriftliche Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung schafft dafür den klarsten Nachweis. Bei Gratis- und Privatabos fehlt eine für Gesundheitsdaten ausreichende vertragliche Absicherung häufig. Ob sie besteht, muss für das konkrete Produkt, das konkrete Abo und dessen Konfiguration geprüft werden.

ChatGPT eignet sich hier als Beispiel, nicht weil es grundsätzlich unsicher wäre, sondern weil es in unterschiedlichen Versionen angeboten wird. Welche Schutzmassnahmen greifen, wie lange Daten aufbewahrt werden und welche Vertragsbedingungen gelten, hängt vom verwendeten Abo und den gewählten Einstellungen ab. Ein privater Account darf deshalb nicht mit einer Business- oder Organisationslösung gleichgesetzt werden.

Was gilt, wenn eine Sitzung aufgenommen wird?

Bietet ein Tool an, eine Sitzung aufzuzeichnen und zu transkribieren, kommt neben dem DSG das Strafgesetzbuch ins Spiel. Wer ein nicht öffentliches Gespräch ohne Einwilligung aller Beteiligten aufnimmt, kann sich nach Artikel 179^bis und 179^ter StGB strafbar machen. Die Einwilligung muss vor Beginn der Aufnahme eingeholt werden und transparent über die Aufzeichnung und ihren Zweck informieren.^[8]

Die Einwilligung zur Therapie deckt eine Audioaufnahme nicht automatisch ab. Die betroffenen Personen müssen insbesondere erfahren, zu welchem Zweck aufgenommen wird, wer auf die Aufnahme zugreifen kann und wann sie gelöscht wird. Bei minderjährigen Klient:innen ist zusätzlich zu prüfen, wer im konkreten Fall wirksam einwilligen kann. Dabei können Alter und Urteilsfähigkeit des Kindes eine Rolle spielen.

Eine allgemeine Klausel im Aufnahmebogen genügt nicht automatisch. Zweck und Ablauf der Aufnahme müssen so klar beschrieben sein, dass die betroffene Person eine informierte Entscheidung treffen und die Aufnahme ablehnen kann.

Wann braucht es eine Datenschutz-Folgenabschätzung?

Artikel 22 DSG verlangt eine Datenschutz-Folgenabschätzung, kurz DSFA, wenn eine geplante Bearbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte der betroffenen Personen mit sich bringt. Ein hohes Risiko kann sich aus der Verwendung neuer Technologien sowie aus Art, Umfang, Umständen und Zweck der Bearbeitung ergeben. Die umfangreiche Bearbeitung besonders schützenswerter Personendaten gilt ausdrücklich als Beispiel.^[9]

Eine DSFA ist deshalb nicht automatisch bei jedem Einsatz eines KI-Tools erforderlich. Massgeblich ist aber auch nicht eine isolierte Sitzung, sondern der geplante Einsatz insgesamt: Wie regelmässig wird das Tool verwendet? Wie viele Personen sind betroffen? Welche Daten werden verarbeitet? Wer kann darauf zugreifen? Wie lange werden die Daten gespeichert und welche Schutzmassnahmen bestehen?

Diese Risikovorprüfung sollte dokumentiert werden. Ergibt sie ein potenziell hohes Risiko, ist vor der Einführung eine DSFA zu erstellen. Bleibt trotz der vorgesehenen Massnahmen ein hohes Restrisiko bestehen, muss grundsätzlich eine Stellungnahme des EDÖB eingeholt werden. Eine Ausnahme besteht für private Verantwortliche, wenn sie eine Datenschutzberaterin oder einen Datenschutzberater konsultiert haben, die oder der die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt.^[9]

Was passiert, wenn etwas schiefgeht?

Das Schweizer DSG richtet strafrechtliche Sanktionen bei vorsätzlichen Verstössen primär gegen die verantwortlichen natürlichen Personen. Je nach Organisation können dies insbesondere Personen mit Leitungs-, Entscheidungs- oder Kontrollverantwortung sein. Nicht jede behandelnde Fachperson wird allein aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit automatisch persönlich gebüsst.^[1]

Vorsätzliche Verletzungen bestimmter Sorgfaltspflichten, unter anderem bei der Auftragsbearbeitung, der Datensicherheit oder der Bekanntgabe ins Ausland, können nach Artikel 61 DSG mit einer Busse von bis zu CHF 250'000 geahndet werden. Artikel 62 DSG erfasst zusätzlich die vorsätzliche Offenbarung geheimer Personendaten, die jemand bei der Ausübung eines Berufs erfahren hat, der die Kenntnis solcher Daten erfordert.^[1]

Kann die verantwortliche Person nur mit unverhältnismässigem Ermittlungsaufwand festgestellt werden und würde die Busse CHF 50'000 nicht übersteigen, kann unter den Voraussetzungen von Artikel 64 DSG stattdessen der Geschäftsbetrieb gebüsst werden. Neben strafrechtlichen Sanktionen sind auch aufsichtsrechtliche und privatrechtliche Folgen möglich.^[1]

Kantonale Berufs-, Dokumentations- und Geheimhaltungspflichten können je nach Praxisform, Tätigkeit und Anstellungsverhältnis zusätzlich gelten.

Einordnung: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung für den Einzelfall. Die konkrete Ausgestaltung sollte bei Unsicherheit mit einer entsprechend qualifizierten Fachperson geklärt werden.

Wie erfüllt Artemis diese Anforderungen?

Nach der von Olymp veröffentlichten Sicherheits- und Datenschutzdokumentation werden die von Artemis verarbeiteten Daten in der Schweiz verarbeitet und gehostet. Kundinnen und Kunden erhalten standardmässig eine Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung. Eingaben werden nicht für das Training der eingesetzten Modelle verwendet.^[10]

Die Sicherheitsdokumentation beschreibt zudem eine Zero-Retention-Regelung für die eigentliche KI-Verarbeitung. Davon zu unterscheiden sind Dokumente oder Daten, welche die Praxis bewusst in angebundenen Systemen speichert. Welche Aufbewahrungsfristen und Löschmöglichkeiten für den konkreten Arbeitsablauf gelten, sollte deshalb vor der Einführung anhand der aktuellen Dokumentation und Konfiguration geprüft werden.^[10]

Artemis erstellt einen strukturierten Entwurf auf Grundlage des Diktats und der praxiseigenen Vorlage. Der Entwurf wird nicht ungeprüft freigegeben: Kontrolle, Korrektur und Freigabe bleiben bei der behandelnden Fachperson. Artemis behandelt keine Klient:innen und beurteilt den vollständigen Behandlungskontext nicht eigenständig. Die fachliche Verantwortung bleibt bei der Praxis.

Auch bei Artemis ersetzt die Produktdokumentation nicht die eigene Beurteilung. Vor der Einführung sollten insbesondere Hosting, Unterauftragsbearbeiter, Aufbewahrung, Löschung, Zugriffsrechte und die konkrete Einbindung in den Praxisablauf geprüft werden.

Fazit

Die Auswahl eines KI-Tools für eine logopädische Praxis ist zuerst eine Datenschutz- und erst danach eine Funktionsfrage. Ein Tool, das überzeugende Texte produziert, darf nicht automatisch mit Klient:innendaten eingesetzt werden.

Vor der Einführung sollte geklärt sein, wie die Auftragsbearbeitung geregelt ist, wohin Daten fliessen, welche Unterauftragsbearbeiter beteiligt sind, ob eine Aufnahme erfolgt und ob eine DSFA erforderlich sein könnte. Eine dokumentierte Prüfung reduziert das Risiko, wesentliche Anforderungen zu übersehen, und stellt sicher, dass die Praxis die Kontrolle über Daten und Inhalte behält.

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Quellen und Hinweise

1. EDÖB: Strafbestimmungen.
2. EDÖB: KI und Datenschutz.
3. EDÖB: Bekanntgabe von Patientendaten.
4. EDÖB: Leitfaden zu den technischen und organisatorischen Massnahmen des Datenschutzes, insbesondere Abschnitt zur Anonymisierung und Pseudonymisierung.
5. EDÖB: Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland.
6. EDÖB: Swiss-U.S. Data Privacy Framework, veröffentlicht am 14. August 2024; in Kraft seit 15. September 2024.
7. EDÖB: Outsourcing und Auftragsdatenbearbeitung.
8. EDÖB: Aufzeichnung von Gesprächen; Schweizerisches Strafgesetzbuch, Artikel 179^bis und 179^ter.
9. EDÖB: Datenschutz-Folgenabschätzung.
10. Olymp AG: Sicherheits- und Datenschutzdokumentation.

Methodischer Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information zu den datenschutzrechtlichen Anforderungen an KI-Tools in der Schweiz. Er ersetzt keine Rechtsberatung für die konkrete Praxis, das Anstellungsverhältnis oder den jeweiligen Kanton.